В мире бизнеса и профессиональных отношений конгрессно-выставочная деятельность занимает особое место. Она предоставляет компаниям возможность заявить о себе, наладить контакты и привлечь внимание к своим инновациям и достижениям.
Екатерина Сагадиева, признанный эксперт в области конгрессно-выставочной деятельности, поделилась своим уникальным опытом и знаниями с нашим изданием. В интервью она рассказала о том, как важно учитывать современные тренды и локальные особенности для успешного проведения мероприятий.
— Екатерина, расскажите, пожалуйста, о вашем опыте в конгрессно-выставочной деятельности. Как вы начали свою карьеру в этой сфере?
— Моя карьера в организации крупных мероприятий началась с волонтёрства, и это стало отправной точкой, определившей мой путь. Будучи ещё студенткой, я приняла участие в одном из ПМЭФ (Петербургский международный экономический форум) в качестве волонтёра. Это был важный и стратегический шаг, ведь ежегодно в организации ПМЭФ принимает участие более 1000 волонтёров.
Меня поразили масштабы и уровень организации этого мероприятия. Во время моего участия мне доверили выполнять разнообразные задачи — от регистрации участников до помощи в логистике и координации работы спикеров. Этот опыт научил меня работать в напряжённой атмосфере, быстро реагировать на изменения и эффективно взаимодействовать с людьми.
Волонтёрство на ПМЭФ стало для меня отправной точкой в увлекательном путешествии в мир организации крупных мероприятий. Этот опыт научил меня ценить командную работу, быть гибкой и находить решения в динамичных условиях, что стало основой для моего дальнейшего успеха в этой профессиональной сфере.
— Как вы оцениваете текущее состояние конгрессно-выставочной индустрии? Какие изменения произошли в последние годы?
— В последние годы наша сфера претерпела значительные изменения, особенно в свете пандемии COVID-19 и последующих экономических и социальных потрясений. Я бы отметила, что на сегодняшний день конгрессно-выставочная индустрия чувствует себя гораздо лучше, чем в первые годы после пандемии.
И организаторы, и участники уже привыкли к различным форматам проведения мероприятий, но офлайн-события по-прежнему пользуются большей популярностью. Благодаря пандемии значительно ускорился переход к виртуальным и гибридным форматам, а использование онлайн-платформ для проведения выставок и конференций только расширило аудиторию и значительно снизило затраты. Сегодня сочетание офлайн- и онлайн-форматов уже не воспринимается как нечто необычное. Каждый участник может выбрать наиболее комфортный способ участия, что делает мероприятия более доступными для всех.
Несмотря на глобальные тренды, локальные особенности и предпочтения становятся всё более важными. Организаторы стремятся учитывать культурные и социальные аспекты региона, в котором проходит мероприятие.
— Какие ключевые факторы определяют успех конгрессно-выставочных мероприятий?
— Довольный участник — это главный фактор, определяющий успех мероприятия.
— Что делает участника довольным, счастливым и удовлетворённым?
— Прежде всего, необходимо предоставить участникам интересный и актуальный контент, который они могут использовать в своей профессиональной деятельности. Важность тем и качество докладов — ключевые факторы, определяющие успех мероприятия.
Привлечение экспертов повышает статус события и привлекает больше участников. Их уникальный опыт и знания создают дополнительную ценность для всех присутствующих.
Удобное расположение и хорошие транспортные связи способствуют увеличению посещаемости.
Интеграция современных технологий, таких как мобильные приложения, виртуальная реальность и онлайн-трансляции, делает участие более удобным и увлекательным.
Маркетинг и PR, а также взаимодействие с партнерами играют ключевую роль. Эффективная рекламная кампания привлекает внимание и вызывает интерес у потенциальных участников.
Создание условий для нетворкинга и общения между участниками способствует установлению полезных контактов и формированию профессиональных сетей.
Чёткая организация, включая регистрацию, размещение, питание и техническое обеспечение, является критически важной для комфортного участия.
Успех конгрессно-выставочных мероприятий зависит от удовлетворенности участников. Создание качественного контента, привлечение экспертов, удобное расположение, использование технологий, маркетинг, возможности для нетворкинга и высокая организация — всё это влияет на общее впечатление и конечный успех мероприятия.
— Какие основные цели и задачи стоят перед организаторами конгрессно-выставочных мероприятий?
— Прежде всего, это работа с участниками. Без заинтересованных лиц не может быть мероприятия. Качественный контент и привлечение экспертов из соответствующей области — это то, что помогает привлечь внимание и собрать на одной площадке тех, кто действительно заинтересован в теме. Важно предоставить участникам все современные способы обмена информацией: доступ в личный кабинет, онлайн трансляции и другие. Также не забывайте собирать обратную связь от участников и следить за тем, чтобы мероприятие было прибыльным.
— С какими вызовами вы чаще всего сталкиваетесь в процессе организации конгрессно-выставочных проектов?
— Любое мероприятие начинается и заканчивается бюджетом. Управление финансами, поиск спонсоров, контроль расходов и соблюдение бюджета — это то, о чем следует помнить с самого начала работы над проектом. Привлечение участников тесно связано с планированием и логистикой: координация всех аспектов мероприятия, включая выбор площадки, транспорта, размещения, технического оборудования и питания. В этой сфере всегда есть место для непредвиденных ситуаций.
— Как технологии влияют на организацию и проведение выставок и конференций?
— Внедрение новых технологий в эту сферу не имеет смысла без участия человека. Будь то выдача бейджей в пункте аккредитации, помощь за информационной стойкой или навигация по площадке — все эти функции становятся бессмысленными без помощи людей. Однако если выделить ключевые технологии, то это, конечно, онлайн-платформы для регистрации участников и доступ в личный кабинет. Также стоит упомянуть возможность принять участие онлайн и другие подобные инструменты.
— Какие примеры успешных конгрессно-выставочных мероприятий вы могли бы привести? Что сделало их такими успешными?
— Проект номер один не только в России, но и в мире — это Петербургский международный экономический форум (ПМЭФ).
— Какие советы вы могли бы дать тем, кто только начинает свою карьеру в конгрессно-выставочной деятельности?
— Организация мероприятий — это командная игра. Как и в любой командной игре, важно следовать определенным правилам.
Начните свой путь в этой сфере со стажировок или волонтерских позиций — это позволит вам получить практический опыт работы.
Развивайте коммуникационные навыки и будьте организованными.
Но самое важное — будьте увлечены тем, чем занимаетесь.
.jpg)
